Vođenje karneta

Šta je to karnet?

Karnet, taj arhaičan naziv je i danas „živ“ i predstavalja evidenciju koju vodi poslodavac o radnim satima zaposlenih. Karnet se ranije (a negde i danas) vodio u maloj crvenoj svesci sa unapred odštampanim tabelama sa kolonama koje označavaju broj dana u mesecu i po dva reda za svakog zaposlenog – žuti i beli. Upisivali su se sati ili tzv. osmice.

Evo podsećanja radi…

Međutim, pre nego što krenemo u tehniku vođenja karneta, važno je ukazati na zakone koji se bave ovom temom.

Zakon o evidencijama u oblasti rada

Zakon o evidencijama u oblasti rada u čl. 23-25. govori o evidencijama o zaradama zaposlenih lica i određuje da se, između ostalog, u evidenciju o zaradama zaposlenih lica unose podaci o radnom vremenu.

U čl. 24. st. 1. tač. 1. Zakona o evidencijama u oblasti rada određuje se šta se smatra podacima o radnom vremenu i to :

1. mogući broj časova sa punim radnim vremenom i radnim vremenom kraćim od punog radnog vremena;
2. ukupno ostvareni časovi sa punim radnim vremenom i radnim vremenom kraćim od punog radnog vremena (puno i skraćeno radno vreme), od toga:
   1. efektivno izvršeni časovi;
   2. časovi čekanja na posao i časovi zastoja i prekida u radu;
   3. časovi obustave rada zbog štrajka;
3. ukupno neizvršeni časovi;
4. ukupno neizvršeni časovi za koje se prima naknada zarade:
   1. časovi godišnjeg odmora;
   2. časovi odmora za dane državnih praznika;
   3. časovi odsustva sa rada uz naknadu zarade;
   4. časovi za stručno osposobljavanje i usavršavanje;
   5. časovi privremene nesposobnosti ili sprečenosti za rad;
5. neizvršeni časovi za koje se prima naknada zarade na teret drugih poslodavaca;
6. ukupno neizvršeni časovi za koje se prima naknada zarade iz sredstava organizacija za zdravstveno osiguranje:
   1. časovi privremene nesposobnosti ili sprečenosti za rad;
   2. časovi porodiljskog odsustva i skraćenog radnog vremena roditelja sa detetom;
7. neizvršeni časovi za koje se ne prima naknada zarade;
8. časovi rada dužeg od punog radnog vremena;

Zakon o radu

Zakon o radu  u čl. 55. st. 6. određuje da je Poslodavac dužan da vodi dnevnu evidenciju o prekovremenom radu zaposlenih. Mali osvrt na čl. 53. Zakona o radu u kome se navodi da prekovremeni rad ne može da traje duže od osam časova nedeljno i da Zaposleni ne može da radi duže od 12 časova dnevno uključujući i prekovremeni rad.

Sankcije

U čl. 276. st. 1. tač. 1a. Zakona o radu određeno je da se novčanom kaznom od 150.000 do 300.000 dinara ima kazniti za prekršaj poslodavac sa svojstvom pravnog lica, a preduzetnik sa kaznom od 50.000 do 150.000 dinara ako ne vodi dnevnu evidenciju o prekovremenom radu zaposlenih u skladu sa odredbama zakona o radu.

U čl. 50. st. 1. tač. 2. Zakona o evidencijama zarada u oblasti rada određeno je da se novčanom kaznom od 500.000 do 1.000.000 dinara ima  kazniti za prekršaj preduzeće ili drugo pravno lice ako, između ostalog, neuredno vodi evidenciju o zaradama zaposlenih lica (čl. 23. i 24. i član 25. stav 1).

Znači, nema dileme, “vođenje karneta” je zakonska obaveza, a njeno nepoštovanje može biti veoma skupo jer su kazne visoke.

Vođenje karneta izgleda najčešće ovako :

• Šefovi smene/pogona/pordavnice/filijale unose u malu crvenu svesku podatke o tome ko je koliko radio
• Na kraju meseca to ili prepišu/kopiraju ili celu svesku dostave kadrovskoj službi
• Kadrovska služba to dešifruje par dana i nakon toga dostavlja obračunskoj službi radi obračuna zarade
• Obračunska služba krene sa obračunom zarade i tada kreće “magija”…šef se setio da 05.11. nije Pera radio 3 nego 4 sata i nije radio u prvoj nego u trećoj smeni, a Mika nije radio 09.11. jer mu je šef “pisao stari odmor“ pa javlja kadrovskoj službi da to isprave, a onda kadrovska služba (retroaktivno) izrađuje rešenja za godišnji odmor za Miku i već u magnovenju javlja obračunskoj službi za izmene i tako kreće „zabava“ do 20. u mesecu kada nekome pukne film. I tako svakog meseca.

Retki su oni koji su ovaj proces spakovali u neku excel tabelu, pa uspeli malo da smanje ovaj haos jer se excel tabele lakše menjaju, a još ređi su oni koji su ovaj proces automatizovali kroz neko softversko rešenje.

Manje firme često smatraju da knjigovođe predstavljaju centar svih njihovih administrativnih radnji, pa tako smatraju da oni to trebaju da im vode i često okrivljuju knjigovođe kada budu kažnjeni od strane inspekcije rada ili kada moraju da popunjavaju retroaktivno podatke da bi se karneti prezentovali inspekciji rada.

Kako smo mi to rešili u Kadrovska.app?

Aplikacija Kadrovska.app funkcioniše po principu jednog unosa.

Šta ovo praktično znači?

Kada zaposlenom odredite godišnji odmor u trajanu od 5 radnih dana (modul Zaposleni-Odsustva), od 15.11.2021 do 19.11.2021 aplikacija će na osnovu tog jednog unosa izvršiti upis i u karnete i u rekapitulaciju. U karnete će upisati oznaku GO za 15, 16, 17, 18 i 19.11 a u rekapitulaciji će u koloni GO upisati broj 40 (5 radnih dana po 8 sati).

https://www.youtube.com/watch?v=ZreVHmCat88&t=6s

Isto tako, ako se kroz aplikaciju definiše da je Pera radio od 13 do 23:15 aplikacija će izvršiti rekapitulaciju na sledeći način :

• Dnevni rad 8:00 (13-21)
• Dnevni prekovremeni rad 1:00 (21-22:00)
• Noćni rad prekovremeni rad 1:15 (22-23:15)

Kako evidentirati rad zaposlenih putem aplikacije Kadrovska.app?

Kadrovska.app pravi razliku između trenutka prijave na rad i odjave sa rada i perioda rada u okviru tog perioda.

Naime, zaposlenom se definiše period prijave i odjave sa rada preko funkcije Prijava za rad, a zatim se u okviru vremena prijave i odjave sa rada definiše period rada preko funkcije Raspored rada. Ovo znači, da se prijava za rad i odjava sa rada ne uzimaju kao trenuci koji se upisuju u karnet već se u karnet upisuje period rada u okviru perioda prijave i odjave sa rada.

Kadrovska.app razlikuje dva načina evidentiranja rada zaposlenih, a samim tim i izrade karneta.

Prvi način je Masovna prijava. Ovaj način najviše koriste firme koje ne žele da idu u detalje za vreme procesa rada, npr. da definišu izlaske zaposlenih i njihovu prirodu (privatno/službeno). Isto tako, ovaj način najčešće koriste i knjigovođe kada za svoje klijente izrađuju karnete. Glavna odlika ovog načina vođenja karneta je brzina i jednostavnost.

https://www.youtube.com/watch?v=sfswsQw-hoQ&list=PL8ZdlN9ab67b6JqJLnNZALQDG_H80bOO9&index=1

Drugi način je preko funkcija Prijava za rad i Raspored rada. Ovaj način omogućava da se vodi detaljna evidencija o tome kada se zaposleni prijavio za rad, da li je pravio pauze, izlaske itd.

https://www.youtube.com/watch?v=zctqC85ZHR0&list=PL8ZdlN9ab67b6JqJLnNZALQDG_H80bOO9&index=4

Nakon unosa perioda rada zapsolenog, Kadrovska.app automatski izrađuje karnete i rekapitulaciju.

Funkcija karneta predstavlja tabelarno-grafički prikaz broja radnih sati ili oznaku odsustva. Ovde smo imitirali gore pomenutu crvenu svesku 🙂 Aplikacija izrađuje i dnevni karnet u kome prikazuje i u kojoj smeni i organizacionom delu je zaposleni radio.

Dnevni karnet

https://www.youtube.com/watch?v=J_1p7aSPL58&t=6s

Funkcija rekapitulacije predstavlja analitički prikaz radnih sati zaposlenog kroz sve kategorije koje poznaje Zakon o radu odnosno kroz sve kategorije koje definiše gore pomenuti čl. 24. st. 1. tač. 1. Zakon o evidencijama u oblasti rada. Rekapitulacija se izrađuje sa pregledom za mesec dana ili sa pregledom cele godine po jednom zaposlenom.

Zašto odabrati Kadrovska.app?

Kadrovska.app je aplikacija u cloudu i omogućava da i šef i kadrovska služba i obračunska služba budu korisnici aplikacije.

Kada kadrovska služba odredi da je neko na godišnjem odmoru, šef neće moći da ga raspoređuje kroz aplikaciju.

Šef može detaljno da određuje periode rada i na veoma jednostavan i pregledan način da vrši kontrolu svojih unetih podataka.

Na kraju, obračunska služba ne mora da „dešifruje“ karnete već će aplikacija sama izvršiti rekapitulaciju radnih sati odnosno obraditi podatke koji su potrebni za obračun zarade.