Masovni aneksi
Najkasnije do desetog u mesecu, Ljilja, HR administrator piše mejl svim šefovima sektora.
Svakoga od njih obavesti kom njegovom radniku ističe ugovor krajem meseca i pita da li će mu se produžiti i na koliko. Obavezno zamoli da joj jave najkasnije do 20. dana u mesecu kako bi na vreme unela sva produženja, pripremila anekse i dostavila zaposlenima na potpisivanje, a onda unosila produženja u CROSO.
Dobije nekoliko povratnih mejlova u stilu:
„Nemaš frke, Ljiška!“ ili
„Ne brinite, Ljiljo, javljam na vreme.“
Pa opet, naša Ljilja iz meseca u mesec danima posle dogovorenog dvadesetog, piše mejlove sa oznakom „high importance“, zove telefonom ili na hodniku podseća menadžere da joj nisu javili kome se produžava ugovor.
A kad ove informacije dobije, tek tada kreće Ljiljina žurka.
Nekada je takvih aneksa desetine, a nekad čak i stotine.
Svaki produžetak u word dokument unosi ručno, snima, šalje na štampač, pa proverava da li je u redu. Naravno da poneki ne bude u redu.
Ma koliko da se napregneš da ne pogrešiš neku cifru u datumu, nešto u imenu zaposlenog ili poziciji, na takvim repetitivnim poslovima to je prosto nemoguće. Pada koncentracija, mozak se prebacuje na autopilot, i čak neke greške uopšte ni ne uočiš.
Aneksi sa greškama odu i na potpisivanje.
A onda se danima vraćaju, i ovi ispravni i oni u kojima se potkrala greška.
A kraj meseca je sve bliži, Ljiljine ladice sa poslato/neposlato/potpisano/vraćeno/nepotpisano prelivaju, kao i njen strah da će opet raditi masu produžetaka poslednjeg dana i da će negde napraviti grešku.
Nije Ljilja sujetna, zna da se greške mogu dogoditi svakom, ali joj nije do igranja sa produžecima ugovora.
Ako ona nešto pogreši, može se desiti da čovek ode kod lekara ili odvede dete, a knjižica neoverena. Najstresnija situacija za nju je kad je neki zaposleni pozove iz doma zdravlja jer produženje nije urađeno ispravno.
Pa čak i da zanemarimo ovaj osećaj krivice, ne možemo zanemariti birokratske komplikacije u RFZO-u i PIO-u. Rok za blagovremenu prijavu je propušten i predstoji dugo čekanje u redu na šalteru i ispravka dokumenata kroz administrativnu proceduru.
Zato svakog meseca Ljilju muče iste dileme:
„Nemoguće je da ovo radim ovako 10 godina i da ne postoji neki lakši i pouzdaniji način.
Šta sve neće izmisliti, a ja menjam datume u wordu ručno jedan po jedan.“
Imam vest za Ljilju: lakši i pouzdaniji način postoji.
Sistemsko rešenje
Kadrovska app omogućava da popunjavanjem jednog prozora, unošenjem u njega samo 4 podatka, u roku od 27-30 sekundi produžite ugovore za više zaposlenih. Desetine, pa i stotine njih.
I sve to bez dodatnih tabela i uparivanja dokumenata.
Sve već imate u samoj aplikaciji.
Ona filtriranja koja radite kroz excel tabele, možete uraditi mnogo pouzdanije kroz samu aplikaciju. Obeležavanjem perioda OD – DO u kojem očekujete istek ugovora, dobićete pregled svih zaposlenih kojima ističe ugovor.
Kada čekirate opciju „napravi anekse“ dobićete zipovan fajl sa aneksima za sve zaposlene koje ste obeležili. Sve što ste radili biće na jednom mestu.
To znači da pored toga što imate sačuvanu istoriju izmena za svakog zaposlenog pojedinačno, imate i tačan trag i ažuran materijal za sve izveštaje i analitike koje vam u budućnosti neko može zatražiti.
Dakle, Kadrovska app vam omogućava da vi samo upravljate procesom, dok će sve operativne stvari umesto vas, bez mogućnosti za lapsuse i tehničke greške, uraditi ona.
Da se uverite u jednostavnost postupka, odvojite minut i po vremena i pogledajte ovaj video.
Deluje magično, zar ne?
Ali sada vas brine kako će neki programčić uraditi sve one anekse koje vi danima otvarate, menjate, sačuvavate, štampate. Kako će on to fizički realizovati? Jednostavno!
Prilagodljivi i unapred pripremljeni obrasci
Osim što Kadrovska app u sebi ima integrisano više od 80 različitih šablona za različite potrebe HR administracije, oni su i editabilni, pa ih možete prilagoditi svojim potrebama i u njih lako dodati nove ili iz njih izbaciti odredbe koje nisu potrebne.
A da vi ne biste morali, Kadrovska app stalno ažurira šablone tako da uvek budu usklađeni sa propisima Srbije, Crne Gore, Republike Srpske i Federacije BiH.
Dakle, samo zadajte instrukcije za pravljenje novih aneksa.
Aplikacija će masu dokumenata pripremiti za vas i sačuvati je trajno u vašem folderu.
Pošaljite dokumenta na štampu i uživajte u zvuku štampača koji će isporučiti ogroman posao koji ste vi uz pomoć Kadrovska app uradili bez greške.
Vreme je da i vi odahnete. Barem kada je izrada aneksa u pitanju.
Informacije sadržane u ovom tekstu predstavljaju stavove autora, nisu pravni saveti, služe za opšte informisanje, ne treba ih koristiti kao zamenu za konsultacije sa stručnim licima. Pre donošenja bilo kakve odluke i preuzimanja bilo kakve radnje konsultujte se sa licima koja su ovlašćena za davanje pravnih saveta u skladu sa zakonom.
